【调档函是什么意思】调档函是指在人事管理过程中，用人单位或个人为了办理相关手续（如入职、转正、职称评定、档案转移等），向档案保管单位申请调取个人人事档案的正式文件。调档函通常由用人单位出具，用于说明调档的原因、目的以及被调档人的基本信息，是档案调转的重要依据。
一、调档函的基本概念
| 项目 | 内容 |
| 定义 | 调档函是用人单位或个人向档案管理部门申请调取个人人事档案的正式文件。 |
| 用途 | 用于办理入职、转正、职称评定、档案转移等与人事档案相关的手续。 |
| 出具方 | 一般由用人单位出具，有时也可由个人提出申请。 |
| 效力 | 是档案调转的合法依据，具有法律效力。 |
二、调档函的作用
| 作用 | 说明 |
| 档案调取 | 用于从原档案保管单位将个人档案转移到新的单位或地点。 |
| 人事手续办理 | 是办理入职、转正、职称评定等人事事务的必要材料。 |
| 法律依据 | 作为档案调转的正式凭证，确保档案调转的合法性。 |
三、调档函的常见使用场景
| 场景 | 说明 |
| 新单位入职 | 用人单位需要调取员工的人事档案以完成入职手续。 |
| 档案转移 | 个人因工作调动、升学等原因需要将档案从一个单位转移到另一个单位。 |
| 职称评定 | 在申报职称时，需提供完整的档案资料作为评审依据。 |
| 政审或政审材料 | 如报考公务员、事业单位等，需提供档案信息进行政审。 |
四、调档函的格式和内容要求
| 项目 | 内容 |
| 标题 | 一般为“调档函”或“关于调取XXX档案的函”。 |
| 收件单位 | 明确写明档案保管单位名称。 |
| 被调档人信息 | 包括姓名、性别、出生日期、身份证号、联系方式等。 |
| 调档原因 | 简要说明调档的目的和用途。 |
| 用人单位信息 | 包括单位名称、地址、联系人及电话。 |
| 盖章 | 需加盖用人单位公章，以确保文件有效性。 |
五、调档函的注意事项
| 注意事项 | 说明 |
| 信息准确 | 所有个人信息必须真实、准确，避免因错误信息影响档案调取。 |
| 格式规范 | 应按照档案管理单位的要求填写，避免因格式问题被退回。 |
| 及时办理 | 调档函应尽快提交，以免影响后续人事安排。 |
| 妥善保存 | 调档完成后，建议保留一份复印件以备查证。 |
总结：
调档函是人事档案管理中的重要文件，主要用于档案的调取和转移。它不仅关系到个人的就业、晋升等重要事项，也是确保档案管理合法合规的重要工具。正确理解和使用调档函，有助于顺利完成各类人事手续，避免不必要的麻烦。
